E-mail, WhatsApp en Excel
B2B-bestellingen via e-mail, WhatsApp en Excel vervangen
Voor groothandels, fabrikanten en distributeurs waar bestellingen van vaste klanten binnenkomen via e-mail, WhatsApp, Excel of telefoon. Bij een paar bestellingen per maand werkt dat prima. Zodra het de vaste manier van bestellen wordt voor tientallen klanten, kost overtypen, natrekken en corrigeren steeds meer tijd. Ordanta geeft uw klanten een eigen portaal om zelf te bestellen — met hún prijzen en hún assortiment — zodat de bestelling gestructureerd bij u binnenkomt.
Waar het spaak loopt
Wanneer e-mail, WhatsApp en Excel niet meer meegroeien.
Bij een handjevol bestellingen per maand is dit zelden een probleem. Naarmate het aantal vaste klanten en de omvang van bestellingen toeneemt, kunnen een paar dingen tegelijk gaan wringen.
Herkenbare signalen zijn bijvoorbeeld:
- Bestellingen komen in verschillende vormen binnen — een mailtje, een berichtje, een bijlage — die u eerst moet ordenen voor u ze kunt verwerken
- Productomschrijvingen of artikelnummers verschillen per klant en moeten worden herleid naar de juiste code
- Aantallen of verpakkingseenheden vragen om interpretatie voordat een bestelling klopt
- Niet altijd duidelijk is of een klant de laatste prijs of het laatste assortiment heeft gebruikt
- Klantspecifieke afspraken lastiger consequent toe te passen zijn als iemand ze steeds opnieuw moet nakijken
- Een vaste bestelling van vorige maand toch weer helemaal opnieuw wordt ingevoerd
- Bestelgeschiedenis verspreid raakt over mailboxen, chatgesprekken en bestanden
- Niet meteen duidelijk is wie een bestelling heeft verwerkt als er meerdere mensen bij betrokken zijn
Geen verkeerde tools
E-mail, WhatsApp en Excel zijn niet het probleem.
Deze kanalen werken al jaren goed voor communicatie en uitzonderingen. Het wordt lastig op het moment dat ze de hoofdstructuur worden voor het grootste deel van uw terugkerende B2B-bestellingen.
Prima voor communicatie, offertes en alles wat om toelichting vraagt.
Handig voor snel contact met een klant, zeker bij een vraag tussendoor.
Excel
Nuttig als intern hulpmiddel voor overzicht en eigen administratie.
Wat er verandert
Wat een bestelportaal aan het proces verandert.
Nu doorloopt uw team meestal een paar stappen om een bestelling bruikbaar te maken. Met een portaal doorloopt de klant die stappen zelf.
Zo ziet het proces er nu vaak uit.
Zo ziet het eruit met Ordanta.
Vandaag beschikbaar
Wat Ordanta vandaag al structureert.
- Een eigen, beveiligd portaal per klant, met eigen inlog
- Prijzen en assortiment die per klant zijn ingesteld
- Bestelhistorie, zodat een eerdere bestelling in een paar klikken opnieuw geplaatst kan worden
- Minimale bestelhoeveelheden en vaste verpakkingseenheden waar van toepassing
- CSV-import voor uw productdata en prijzen
- Bestellingen die gestructureerd binnenkomen, klaar voor verdere verwerking — niet als bericht om over te typen
Hypothetisch voorbeeld
Een voorbeeld om het concreet te maken.
Stel: een groothandel heeft veertig vaste zakelijke klanten. Een deel daarvan mailt productnamen door, een ander deel stuurt een screenshot of bericht, en een paar klanten werken nog met een eigen Excel-sjabloon. Bij een portaal doorlopen al die klanten in plaats daarvan hetzelfde scherm: ze loggen in, zien hun eigen assortiment en prijzen, en plaatsen de bestelling zelf. Wat er bij de groothandel binnenkomt, is voor elke klant op dezelfde manier gestructureerd — ongeacht hoe de klant vroeger bestelde.
Dit voorbeeld is fictief en dient alleen ter illustratie. Het is geen rendementsclaim en geen weergave van een specifieke bestaande klant.
Wanneer het niet nodig is.
Een bestelportaal is niet voor elk bedrijf de juiste stap. Het is waarschijnlijk niet nodig als:
- Er per maand maar een handvol bestellingen binnenkomt
- Elke bestelling zo specifiek is dat standaardiseren weinig oplevert
- Klanten zelden dezelfde producten opnieuw bestellen
- Een bestaande webshop- of ERP-oplossing het bestelproces al goed genoeg ondersteunt
In die gevallen is het overtypen van een paar e-mails per maand waarschijnlijk sneller dan een nieuw systeem invoeren. Overweegt u toch een webshop of een bestelportaal? Bekijk de vergelijking tussen B2B-bestelportaal en webshop.
Wie Ordanta beheert
Wie er achter Ordanta zit.
Ordanta wordt ontwikkeld en beheerd door WebResenje PR, een webdesign- en SEO-bedrijf in Pančevo, Servië, dat zich richt op Europese B2B-bedrijven. Wie we zijn en hoe we werken staat op de pagina Over Ordanta.
Prijzen
Wat het kost om over te stappen.
Pakketten beginnen bij €149 per maand, zonder commissie over uw omzet en zonder extra kosten per gebruiker. Tijdens het Pilot Programme zijn de standaard implementatiekosten niet van toepassing. Bekijk de volledige prijzen en pakketten.
Pilot Programme
Het Pilot Programme.
Ordanta neemt momenteel tot drie Europese Pilot Partners persoonlijk aan boord, zonder de standaard implementatiekosten en met elke aanmelding persoonlijk beoordeeld. Lees meer over het Pilot Programme of ga direct naar de aanmelding.
Klaar om te starten?